Assistenz des Vorstandes (d/w/m)

Die LEG Management - Mit Sitz in Düsseldorf zuständig für Aufgaben der Zentralbereiche und zentralen Services für alle Unternehmen des LEG-Konzerns. 

Für unsere Zentrale in Düsseldorf suchen wir zum 1. November 2024 eine

Assistenz des Vorstandes (d/w/m)

Diese Aufgaben bieten wir

• Unterstützung der Vorstände: Unterstützung in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und Entlastung im Tagesgeschäft

• Terminkoordination: Koordination und Verwaltung der Termine des Vorstands, Planung von Meetings und Veranstaltungen sowie Vor- und Nachbereitung und Protokollführung inklusive Fristen- und Terminmanagement

• Korrespondenz: Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, Erstellung von Präsentationen und Berichten sowie Vorbereitung von Unterlagen für Meetings

• Reiseplanung: Organisation von Geschäftsreisen, Buchung von Flügen, Hotels und Transfers, Koordination der Einsätze der Vorstandsfahrer und Erstellung der Reisekostenabrechnungen

• Kommunikation: Funktion als Schnittstelle zwischen dem Vorstand, dem Vorstands- und Aufsichtsratsbüro und weiteren internen und externen Ansprechpartnern (Mitarbeitende, Gremien, Kooperations- und Geschäftspartnern etc.) sowie Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, Besucherempfang bei Vor-Ort-Terminen

• Projektmanagement: Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten und Übernahme von Sonderaufgaben

Dieses Profil suchen wir

• Ausbildung: Erfolgreiche abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder entsprechende Ausbildung

• Berufserfahrung: Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im gehobenen Assistenzbereich

• Sprachkenntnisse: Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• IT-Kenntnisse: Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Kenntnisse in weiteren Softwarelösungen (idealerweise SAP) sind wünschenswert

• Persönliche Kompetenzen: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, hohe Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und ein sicheres Auftreten, Flexibilität (auch in Bezug auf flexible Arbeitszeiten und gelegentliche Geschäftsreisen)

• Methodenkompetenzen: selbständige, strukturierte Arbeitsweise, hohe Organisationsfähigkeit, Verhandlungskompetenz und Durchsetzungsvermögen

• Flexibilität: Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten